Si todavía no has oído hablar de Verifactu o no tienes claro qué implica para tu actividad como autónomo, esta guía te explica de forma directa qué es, qué necesitas tener preparado y cómo elegir un programa de facturación con Verifactu que cumpla con los requisitos.
Qué es Verifactu
Verifactu es un sistema de registro y verificación de facturas impulsado por la AEAT. Su objetivo es garantizar la integridad de las facturas emitidas: que no se puedan modificar, eliminar ni falsificar después de haberlas generado.
Para lograrlo, cada factura debe llevar un código de verificación (hash) generado por el software de facturación. Este código encadena unas facturas con otras, creando una cadena que la Agencia Tributaria puede auditar.
Además, el sistema permite enviar las facturas a la AEAT en tiempo real o de forma periódica, dependiendo de la modalidad que se use.
A quién aplica Verifactu
Verifactu aplica a empresas y autónomos que están sujetos al Impuesto sobre Sociedades o al IRPF y que utilizan software de facturación. En términos prácticos, eso incluye a la mayor parte de los autónomos en España que emiten facturas con algún programa.
Hay excepciones y particularidades según el tipo de actividad y el régimen fiscal. Si tienes dudas sobre si aplica a tu caso concreto, conviene consultarlo con tu asesor fiscal.
Nota importante
Aunque aquí explicamos los puntos generales, la normativa Verifactu tiene detalles técnicos y plazos que pueden cambiar. Consulta siempre con tu asesor fiscal o con fuentes oficiales de la AEAT para conocer tu situación específica.
Qué cambia para un autónomo con Verifactu
El cambio principal es que el software que usas para facturar tiene que estar preparado para generar facturas con los requisitos técnicos de Verifactu. Eso incluye:
- ✓Código de verificación (hash) en cada factura
- ✓Encadenamiento entre facturas
- ✓Número de serie y versión del sistema
- ✓Código QR en la factura para verificación
- ✓Registro de fecha y hora de emisión
- ✓Posibilidad de envío a la AEAT
Si tu software ya genera estas facturas, el cambio para ti como usuario es mínimo. Si no lo hace, necesitas cambiar de herramienta antes de que sea obligatorio.
Qué pasa si sigues usando una herramienta sin Verifactu
Cuando Verifactu sea obligatorio para tu actividad, usar un software no adaptado puede implicar sanciones. La normativa establece que el sistema de facturación debe cumplir con los requisitos técnicos. No cumplirlos puede derivar en inspecciones y multas.
Cómo saber si tu software actual es compatible
Para saber si tu herramienta actual está preparada, pregunta directamente al proveedor:
- ✓¿Genera facturas con hash de Verifactu?
- ✓¿El sistema encadena las facturas según los requisitos de la AEAT?
- ✓¿Incluye QR de verificación en el documento de la factura?
- ✓¿Tiene fecha de cumplimiento confirmada?
- ✓¿Puedo enviar facturas a la AEAT desde el sistema?
Si el proveedor no puede responderte con claridad, es una señal de alerta.
Verifactu no cambia el flujo de facturación para el usuario
Un punto importante: si usas un software compatible con Verifactu, tú como autónomo no tienes que hacer nada diferente. Sigues creando la factura como siempre. El software se encarga de añadir los datos técnicos requeridos. El cambio es interno del sistema, no del flujo de trabajo del usuario.
Cuándo empezar a prepararse
No conviene esperar hasta el último momento. Si necesitas cambiar de software, el proceso de migración (exportar datos, importar clientes, aprender la nueva herramienta) lleva tiempo. Empezar con antelación te permite hacer el cambio con calma y sin riesgos.
Verifactu como oportunidad de ordenar la facturación
Aunque la normativa puede parecer una carga, también es una oportunidad para revisar cómo estás facturando. Si usas hojas de cálculo, plantillas de Word o herramientas antiguas, el cambio a un software moderno puede mejorar tu flujo de trabajo más allá del cumplimiento normativo: presupuestos, cobros, historial de clientes y gestión general. El CRM para autónomos de Moldia integra todo en un solo lugar, incluyendo la gestión de presupuestos, firma y factura en un solo flujo.
Cómo puede ayudarte Moldia
Verifactu listo desde el primer día
Moldia incluye facturación con Verifactu en todos los planes, también en el gratuito. Las facturas se generan con los campos técnicos requeridos. Además, el CRM integrado permite gestionar clientes, presupuestos, cobros y seguimiento desde un mismo lugar.
Conclusión
Verifactu no es algo que puedas ignorar. Para la mayoría de autónomos con software de facturación, será obligatorio. La buena noticia es que si usas una herramienta preparada, el impacto en tu día a día es mínimo.
Lo importante ahora es saber si tu software actual cumple los requisitos y, si no lo hace, planificar la transición con tiempo. Consulta los planes de Moldia para saber qué incluye cada opción.